Rapat Koordinasi PMC-DMC PNPM Mandiri-DTK Provinsi NTT

So'E, 07 - 08 Maret 2011

"...Jangan dulu berfikir apakah kita lanjut ke Fase II, syukuri dulu apa yang sudah kita terima di Fase I ini..." (Paul V. R. Mella - Bupati TTS)

“Kebaikan yang engkau lakukan hari ini mungkin besok sudah dilupakan orang; tapi bagaimanapun, berbuat baiklah. Bagaimanapun berikan yang terbaik dari dirimu.” (Mother Theresa)

Rapat Koordinasi (Rakor) PMC-DMC PNPM Mandiri-DTK Provinsi NTT bulan Maret 2011 agak berbeda dengan Rakor bulan-bulan sebelumnya. Sesuai kesepakatan Rakor bulan Februari 2011 di Kupang, maka Rakor bulan Maret 2011 ini diselenggarakan di Kota So’E Kabupaten TTS yang berjarak ± 110 KM dari Kota Kupang. Selain untuk merubah suasana Rakor Bulanan yang selama ini terkesan monoton baik dari agenda maupun lokasi, Rakor bulan ini lebih mengutamakan Publikasi Program P2DTK di Provinsi NTT dengan mengundang Wartawan dari media massa cetak lokal (POS KUPANG) dan media massa elektronik Nasional (RCTI) untuk meliput langsung kegiatan masyarakat yang menikmati manfaat dari hasil kegiatan Program P2DTK di Kabupaten TTS sekaligus meliput jalannya Rakor PMC-DMC. Tamu undangan peserta Rakor kali ini juga sangat istimewa, karena memang jarang ditemui pada Rakor-Rakor sebelumnya. Rakor bulan Maret 2011 ini dihadiri oleh Bupati Timor Tengah Selatan (TTS) Bp. Ir. Paul V.R. Mella, Anggota Komisi D DPRD Kabupaten TTS yang mewakili Ketua DPRD Kabupaten TTS Bp. Gordon A. Banoet, para Kepala Dinas dari SKPD terkait. Sedianya, Ketua Tim Koordinasi Provinsi NTT, BPKP Perwakilan NTT juga akan menghadiri, tetapi karena ada agenda dinas yang tidak bisa ditinggalkan, maka beliau-beliu tidak bisa menghadiri.

Pada tanggal 06 Maret 2011 Crew RCTI yang ditemani oleh HCU-PMC NTT Bp. David T. S. Taopan berangkat menuju TTS untuk mempersiapkan Agenda tanggal 07 Maret 2011, yaitu meliput suasana Desa Oenino di Kecamatan Oenino yang sudah menikmati Pelayanan Posyandu setelah Program P2DTK masuk dengan mengucurkan Dana BLM Kabupaten DIPA 2009. Desa yang selama ini minim dalam pelayanan kesehatan, khususnya kesehatan perempuan dan balita sekarang sudah tidak lagi berdesakan di rumah-rumah Kader Posyandu yang digunakan sebagai tempat Pelayanan Kesehatan karena belum adanya Posyandu. Pelayanan Kesehatan Masyarakat pun lebih maksimal. Dari keterangan yang kami terima dari Bp. David Taopan, masyarakat Desa Oenino sangat senang dengan adanya Posyandu ini. Mereka sangat berterimakasih kepada P2DTK yang sudah menjawab kebutuhan mereka untuk mendapatkan Pelayanan Kesehatan yang baik, khususnya bagi kaum perempuan dan balita. Mereka juga berharap, P2DTK tetap melanjutkan Programnya sehingga bukan hanya Posyandu, tetapi Air Bersih dan jalan pun bisa mereka nikmati serta Desa-Desa lain di Kecamatan Oenino juga bisa menikmati manfaat dari Program P2DTK ini.

Bertempat di Aula Hotel Sukadjadi So’E, Rapat Koordinasi (Rakor) PMC-DMC PNPM Mandiri-DTK Provinsi NTT dimulai pada tanggal 08 Maret 2011 jam 09.00 WITA dihadiri oleh Bupati TTS Ir. Paul. V. R. Mella, M.Si, Anggota Komisi D DPRD Kabupaten TTS Gordon A. Banoet, S.Sos, Kepala BAPPEDA Kabupaten TTS Hendrik Banamtuan, Kepala Dinas PJPP Obeth Naitboho, Kepala Dinas Kesehatan dr. Yuli Butu, Kepala Dinas Pemukiman Epy Tahun, TA Infrastruktur NMC Dwijo Darmono yang kebetulan sedang melakukan kunjungan kerja di Kabupaten Sumba Barat sehingga bisa turut menghadiri, Koordinator PMC Provinsi NTT Herman J. Banoet, S.Kom beserta PMC-HCU dan PMC-MIS Provinsi NTT beserta DMC 6 (enam) Kabupaten PNPM Mandiri-DTK Provinsi NTT. Diawali dengan Doa yang dibawakan oleh Koordinator DMC Kabupaten Alor Bp. Marconi Gorang Mau. Kemudian dilanjutkan dengan sambutan berupa Paparan (presentasi) singkat mengenai Program P2DTK di Provinsi NTT sejak Tahun 2007 hingga 2010 oleh Koordinator PMC Provinsi NTT Herman J. Banoet, S.Kom. “Secara umum Program P2DTK bertujuan untuk membantu pemerintah daerah dalam mempercepat pemulihan dan pertumbuhan sosial ekonomi daerah tertinggal dan khusus. Tujuan khusus, meningkatkan kapasitas pemerintah daerah dalam memfasilitasi pembangunan partisipatif. Pemberdayaan masyarakat khususnya di bidang Infrastruktur, Pendidikan dan Kesehatan,” kata pak Herman. Pada kesempatan ini juga Pak Herman menyampaikan limpah terima kasih kepada Bupati TTS Bp. Ir. Paul V. R. Mella, M.Si karena di sela-sela kesibukan selaku Kepala Daerah masih berkenan menghadiri Rapat Koordinasi PMC-DMC PNPM Mandiri-DTK Provinsi NTT ini. Ucapan terima kasih juga disampaikan Pak Herman kepada Anggota Komisi D DPRD Kabupaten TTS yang mewakili Ketua DPRD Kabupaten TTS Bp. Gordon A. Banoet, S.Sos para Kepala Dinas SKPD terkait, Ketua Tim Koordinasi dan SATKER Kabupaten TTS, RCTI, POS KUPANG, NMC dan kepada seluruh DMC yang menghadiri Rakor bulan Maret 2011. Pak Herman menambahkan, Rapat Koordinasi bulan ini selain untuk Publikasi Program PNPM Mandiri-DTK di Provinsi NTT, juga untuk lebih mempererat silaturahmi dengan Pemerintah Daerah sehingga tetap terjalin kerjasama yang baik dan berkesinambungan tentunya demi tercapainya tujuan bersama, masyarakat yang sejahtera dan mandiri.

Anggota Komisi D DPRD Kabupaten TTS Gordon A. Banoet, S.Sos dalam sambutan singkatnya mengucapkan terima kasih kepada Program P2DTK yang sudah membantu Pemerintah Daerah menjangkau desa-desa terpencil di Kabupaten TTS. DPRD Kabupaten TTS sangat mendukung kegiatan P2DTK karena langsung menyentuh grass-root (masyarakat bawah) dan sangat membantu daerah-daerah yang tertinggal serta terisolasi. Pak Gordon berharap Prorgam P2DTK tetap diperpanjang di Kabupaten TTS. “Harapan kami Program bisa diperpanjang lintas sektoral. TTS masih termasuk daerah tertinggal sehingga P2DTK masih bisa diperpanjang di TTS,” kata pak Gordon.

Bupati Timor Tengah Selatan (TTS) Ir. Paul V. R. Mella, M.Si dalam sambutannya mengucapkan selamat datang kepada seluruh peserta Rakor dan menyampaikan terima kasih atas kepercayaan yang diberikan kepada Kabupaten TTS menjadi tuan rumah Rapat Koordinasi Provinsi PNPM Mandiri-DTK kali ini. “Biasanya kalo acara Rakor, orang pasti memilih Ibukota Provinsi (Kupang) sebagai tempat utama pelaksanaan kegiatan. Tetapi kali ini, Kabupaten TTS yang menjadi pilihan, ini merupakan kepercayaan dan penghargaan bagi kami di TTS. Sekali lagi saya mengucapkan terima kasih.” Kata Pak Mella. Ungkapan terima kasih Bupati TTS juga berlanjut kepada Program P2DTK karena sudah banyak membantu daerah-daerah terpencil secara nyata khususnya di Kabupaten TTS. Beberapa Kecamatan di Kabupaten TTS bahkan mengadopsi Program P2DTK menyusun RPJMDes sehingga memudahkan pada pelaksanaan MUSRENBANG. Program P2DTK menggali gagasan dan mencari tahu kebutuhan masyarakat dengan pola partisipatif. “Masyarakat merencanakan dan melaksanakan sendiri apa yang diusulkan,” kata pak Mella. Pak Mella menambahkan, yang paling merasakan kehadiran Prorgam P2DTK di Kabupaten TTS adalah kaum perempuan (Ibu-Ibu). Sebagai contoh Posyandu. “Dulu, sebelum ada P2DTK ibu-ibu akan ke rumah Kader Kesehatan yang serba terbatas dan tentu saja pelayanan kesehatan pun menjadi tidak maksimal. Tetapi setelah P2DTK masuk, Posyandu didirikan, ibu-ibu menjadi senang karena pelayanan kesehatan bisa dirasakan maksimal hampir seluruh masyarakat khususnya ibu dan balita.” Ungkap pak Mella. Contoh berikutnya air bersih, jalan, listrik yang semuanya ini sangat membantu kaum perempuan (ibu-ibu) dalam beraktifitas mengatur rumah tangga setiap hari karena memang jumlah penduduk Kabupaten TTS kaum perempuan lebih banyak 2% dari kaum laki-laki. “P2DTK sangat-sangat membantu pemerintah daerah menjawab kebutuhan dasar masyarakat, seperti air bersih, jalan, listrik, kesehatan, pendidikan, dan lainnya.” Ungkap pak Mella lagi. Pak Bupati juga menghimbau kepada masyarakat bahwa apa yang sudah dibangun seperti sarana pendidikan (gedung sekolah), sarana kesehatan (gedung posyandu) adalah asset daerah yang harus dirawat dengan baik oleh masyarakat, karena dipergunakan untuk jangka panjang dan demi kemajuan serta kesejahteraan masyarakat sendiri. “Yah, kita patut bersyukur karena sudah menerima Program P2DTK Fase I. Jangan dulu berfikir apakah kita lanjut ke Fase II, syukuri dulu apa yang sudah kita terima di Fase I ini. Dan selama berjalannya Program P2DTK di Kabupaten TTS ini saya tidak pernah mendengar adanya pertentangan antara pelaku, masyarakat dan pemerintah. Harapan saya, Program P2DTK bisa tetap berlanjut di Kabupaten TTS.” Kata pak Mella menutup sambutannya sekaligus membuka Rakor PMC-DMC PNPM Mandiri-DTK Provinsi NTT bulan Maret 2011.

Sebagai ungkapan terima kasih dan penghargaan atas kehadiran Bupati TTS Ir. Paul V. R. Mella, M.Si PMC dan DMC sudah menyiapkan bingkisan berupa 1 (satu) set Buku Saku / Pedoman Umum P2DTK beserta Kalender P2DTK. Selanjutnya adalah coffee break serta wawancara RCTI dengan Bupati TTS dan Kordinator PMC Provinsi NTT. Pada sesi ramah tamah dengan Bapak Bupati kesan dari seluruh peserta Rakor adalah Bupati TTS teryata sangat low profile. Kesempatan bagi DMC dari Kabupaten untuk berkenalan, bertukar cerita dan foto bersama Bapak Bupati pun disambut dengan senyum ramah. Sungguh beliau adalah potret hidup seorang pemimpin yang merakyat. Pemimpin seperti ini yang diperlukan dalam menunjang Program Pemberdayaan Masyarakat, Pemimpin yang bisa menempatkan diri pada semua lini, mau berbaur tanpa menghilangkan kewibawaan sebagai seorang pemimpin. Saya teringat ucapan Bunda Theresa, “Kebaikan yang engkau lakukan hari ini mungkin besok sudah dilupakan orang; tapi bagaimanapun, berbuat baiklah. Bagaimanapun berikan yang terbaik dari dirimu.”

Terima kasih Bapak Bupati TTS, Anggota Komisi D DPRD Kabupaten TTS, Kepala Dinas SKPD terkait, Tim Koordinasi / SATKER Kabupaten TTS, NMC, DMC, Supporting Staff, RCTI dan POS KUPANG yang sudah mendukung terlaksananya Rapat Koordinasi PMC-DMC PNPM Mandiri-DTK Provinsi NTT bulan Maret 2011. Sesi selanjutnya, “Kembali ke laaptopp!” Laporan Progress kegiatan masing-masing Kabupaten bulan Februari 2011. Pukul 17.00 WITA Rakor ditutup oleh Koordinator PMC Provinsi NTT. Peserta Rakor (DMC) seberang pulau bersama PMC kembali ke Kupang, dengan harapan semangat kinerja tetap terjaga dan melakukan yang terbaik sampai akhir program.

Selamat tinggal kota So’E yang sejuk, Ta Ekum Bi Elaf Bian . . . sampai jumpa di lain waktu!

Pelatihan Operator DMC Provinsi NTT

"Bila engkau sukses, engkau akan mendapat beberapa teman palsu dan beberapa sahabat sejati; tapi bagaimanapun, jadilah sukses!" (Mother Theresa)

Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu lembaga/organisasi/pekerjaan. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber informasi adalah data. Data adalah bentuk yang masih mentah kemudian diolah menjadi informasi.

Kualitas dari informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu informasi harus akurat (valid), tepat pada waktunya dan relevan.

Akurat, berarti informasi data harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang menyesatkan, informasi data harus mencerminkan maksudnya karena dari sumber sampai ke penerima kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi data tersebut. Tepat waktu, berarti informasi data yang datang ke penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang yang using tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi data merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Relevan, berarti informasi data mempunyai manfaat bagi pemakaiannya. Relevansi informasi data bagi tiap-tiap orang/lembaga satu dengan yang lain berbeda.

Management Information System (MIS) adalah bagian pengendalian data internal yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi dan prosedur. Merupakan penerapan system informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi data yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Mengumpulkan data, mengolah data untuk menyajikan informasi (pemutakhiran data) yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Pada Program P2DTK, aliran informasi data sangat memerlukan peran MIS meskipun ada yang mengatakan bahwa konsep awal program tidak memerlukan seorang MIS spescialist namun hingga tiba di penghujung program ini peran MIS masih dibutuhkan untuk pemutakhiran data yang tentunya menyajikan informasi data yang diperlukan oleh semua tingkat manajemen yang bekerja dalam program ini. Bahkan pada bulan Agutus 2010 NMC mencanangkan Pelaporan Bulanan Berbasis MIS. Tentunya diharapkan data yang disajikan nantinya Akurat (valid), Tepat Waktu sesuai mekanisme pelaporan dari tingkat FK sampai kepada tingkatan yang lebih tinggi, dan relevan. Kendala-kendala dalam pelaksanaan tetap saja ditemui hampir di semua lini.

Menyadari akan problem yang senantiasa dihadapi khususnya di tingkat Operator DMC sebagai pengolah data di tingkat Kabupaten, maka pada Rapat Koordinasi (Rakor) PMC-DMC pada bulan Januari 2011 atas usulan Koordinator PMC Provinsi NTT, disepakati oleh forum Rapat Koordinasi (Rakor) pada bulan Februari 2011 akan dilaksanakan Pelatihan Aplikasi MIS bagi Operator DMC di Kupang pada tanggal 17-18 Februari 2011.

Pelatihan Aplikasi MIS ini dihadiri oleh 5 (lima) Kabupaten minus Sumba Barat, ditambah 1 (satu) orang Supporting Staff (Sekretaris) Kantor TL NTT-2. Pelatihan dibuka oleh Koordinator PMC Provinsi NTT Bp. Herman J. Banoet yang dalam sambutan menyampaikan apresiasi kepada para Operator yang selama ini sudah membantu mengawal aliran informasi data untuk provinsi NTT dan juga sudah mau meninggalkan keluarga di Kabupaten menghadiri Pelatihan Aplikasi MIS di Kupang. “Dengan pelatihan diharapkan kendala-kendala yang ditemui selama ini khusunya menyangkut Aplikasi MIS ver.4 bisa diselesaikan. Kesempatan seluas-luasnya diberikan kepada rekan-rekan operator untuk bertanya apa saja menyangkut Aplikasi dan data pada sesi pelatihan ini.” Kata pak Herman.

Pelatihan Aplikasi MIS ver.4 dikawal oleh Bp. David Stefanus (Trainer) selaku MIS specialist dari NMC didampingi oleh TA MIS PMC NTT Gino Latuheru dan Supporting Staff (Operator) PMC Bungsu Manukoa. Pak David Stefanus dengan gaya yang khas mengawali pelatihan dengan memperkenalkan diri kepada para Operator, mencatat nama & contact person para Operator dan menanyakan kendala-kendala yang dihadapi selama bekerja mengawal data Kecamatan dan Kabupaten. Ternyata bukan saja kendala menggunakan Aplikasi MIS, kendala dalam back-up data, kerusakan hardware dan perangkat pendukung lainnya juga menghambat kinerja Operator di Kabupaten. Semua pertayaan ditampung oleh Pak David Stefanus kemudian memberikan jalan keluar kepada para Operator mengatasi kendala-kendala teknis yang dihadapi. Seperti masalah back-up data, pak David Stefanus menganjurkan menggunakan media storage online. Namun yang paling menjadi hambatan Kabupaten adalah akses internet yang kurang stabil, padahal rata-rata sudah menggunakan speedy. Ini sangat menjadi kendala, karena semua aliran data ke PMC adalah melalui internet., Laporan Bulanan dan permintaan data lainnya akhirnya menjadi sering terhambat. Pada sesi pengenalan Aplikasi, bagi Operator yang rata-rata sudah menjadi Operator sejak tahun 2008 tentu sudah tidak asing dengan proses awal penggunaan Aplikasi MIS ini. Tetapi bagi salah satu Operator (Lembata) yang baru 2 bulan menjadi Operator agak sedikit kebingungan mengikuti penjelasan pak David Stefanus. Tetapi dengan pendampingan selama berlangsungnya pelatihan Operator dari Lembata bisa juga mengikuti dan memahami Aplikasi MIS. Kendala-kendala yang selama ini dihadapi oleh para Operator dalam menjalankan Aplikasi semua terjawab pada sesi pelatihan ini. Meskipun ada beberapa pertanyaan yang tidak bisa diakomodir dalam pelatihan, tetapi pak David Stefanus mencatat semua pertanyaan yang diajukan dan berjanji akan membawa ke tingkat NMC untuk dibahas kemudian disampaikan lagi kepada Operator. Secara keseluruhan pelatihan berjalan dengan baik. Para Operator merasa lega dan puas karena apa yang selama ini menjadi pertanyaan dan kendala bisa ditemukan jawaban dan jalan keluar pada pelatihan kali ini. Mereka juga berharap agar PMC mengadakan lagi pelatihan Operator pada bulan-bulan mendatang, karena pelatihan ini menambah wawasan, menambah ilmu dan mempererat silaturahmi. Operator yang selama ini tidak saling bertatap muka bisa berkenalan, bertukar pengalaman tentang kerja masing-masing. Bertukar nomor HP sudah menjadi keharusan untuk saling berhubungan. Dari pantauan kami, mereka masih tetap saling contact baik sms maupun telp, menanyakan kabar masing-masing atau saling bertanya apabila mereka menemui kesulitan dalam kerja. Hasil dari pelatihan Operator ini diharapkan kualitas informasi data bisa terlaksana secara Akurat (valid), Tepat Waktu dan Relevan dan apa yang sudah dicanangkan oleh KPDT dana NMC bisa kita jalankan dengan lebih bertanggung jawab.

Selesai Pelatihan, Operator membuat beberapa kesepakatan yang dituangkan dalam Berita Acara, antara lain:

1. Format Pantau MIS agar benar-benar diisi dengan keterangan yang valid kemudian dikirimkan kepada PMC dan diteruskan kepada NMC setiap bulan.
2. Entry Data Aplikasi MIS yang sudah diverifikasi dan di validasi oleh KM Kab dan FK sudah harus dikirimkan kepada PMC paling lambat tanggal 5 bulan berjalan. Form Manual Excel juga tetap dilampirkan.
3. Rencana Pertemuan Operator Lanjutan pada Bulan April 2011.

Adapun kesan-kesan para Operator selama mengikuti pelatihan Aplikasi MIS, sbb:

Kabupaten Alor: Melinda Alipen

"Dengan mengikuti Pelatihan ini, saya sudah bisa mengatasi masalah yang selama ini saya hadapi. Semoga dengan adanya kegiatan pelatihan ini sudah tidak ada lagi hambatan dalam pengiriman data ke PMC. Saya berharap kegiatan Pelatihan seperti ini bisa diselenggarakan lagi."

Kabupaten Lembata: Hironimus Maysan
"Saya lebih memahami lagi proses entry data, export-import, cetak pada Aplikasi MIS setelah mengikuti Pelatihan ini...terima kasih PMC!"

Kabupaten Flores Timur: Ainun Bara
"Kegiatan ini sangat bagus sekali, kerena bisa terlihat permasalahan yang dihadapi langsung bisa disampaikan dalam forum sehingga bisa ditemukan solusinya. Semoga kegiatan Pelatihan Operator ini bisa dilakukan secara berkala."

Kabupaten TTS: Yesti Sebatu

"Setelah mengikuti Pelatihan ini saya lebih mengerti dan memahami lebih banyak tentang Aplikasi MIS."

Kabupaten Belu: Elfrida Yulita Demetri Un

"Dengan adanya Pelatihan Aplikasi MIS ini membuat saya lebih tahu dan lebih memahami secara mendalam tentang proses entry, export-import, cetak data MIS juga proses back-up data. Semoga ke depan kinerja saya lebih bagus daripada sebelum mengikuti Pelatihan Aplikasi MIS ini."

Sekretaris TL NTT-2: Nani Haryanti
"The Best Training! Semoga di Pelatihan berikutnya Output lebih maksimal."

Terima kasih rekan-rekan Operator untuk segala jerih lelah membantu PMC mengawal informasi data program Provinsi NTT. Bila engkau sukses, engkau akan mendapat beberapa teman palsu dan beberapa sahabat sejati; tapi bagaimanapun, jadilah sukses! (Mother Theresa). Tetap semangat dalam berkarya. Mari bangkit bersama menuju mandiri!

Salam P2DTK!