"Bila engkau sukses, engkau akan mendapat beberapa teman palsu dan beberapa sahabat sejati; tapi bagaimanapun, jadilah sukses!" (Mother Theresa)
Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu lembaga/organisasi/pekerjaan. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber informasi adalah data. Data adalah bentuk yang masih mentah kemudian diolah menjadi informasi.
Kualitas dari informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu informasi harus akurat (valid), tepat pada waktunya dan relevan.
Akurat, berarti informasi data harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang menyesatkan, informasi data harus mencerminkan maksudnya karena dari sumber sampai ke penerima kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi data tersebut. Tepat waktu, berarti informasi data yang datang ke penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang yang using tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi data merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Relevan, berarti informasi data mempunyai manfaat bagi pemakaiannya. Relevansi informasi data bagi tiap-tiap orang/lembaga satu dengan yang lain berbeda.
Management Information System (MIS) adalah bagian pengendalian data internal yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi dan prosedur. Merupakan penerapan system informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi data yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Mengumpulkan data, mengolah data untuk menyajikan informasi (pemutakhiran data) yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Pada Program P2DTK, aliran informasi data sangat memerlukan peran MIS meskipun ada yang mengatakan bahwa konsep awal program tidak memerlukan seorang MIS spescialist namun hingga tiba di penghujung program ini peran MIS masih dibutuhkan untuk pemutakhiran data yang tentunya menyajikan informasi data yang diperlukan oleh semua tingkat manajemen yang bekerja dalam program ini. Bahkan pada bulan Agutus 2010 NMC mencanangkan Pelaporan Bulanan Berbasis MIS. Tentunya diharapkan data yang disajikan nantinya Akurat (valid), Tepat Waktu sesuai mekanisme pelaporan dari tingkat FK sampai kepada tingkatan yang lebih tinggi, dan relevan. Kendala-kendala dalam pelaksanaan tetap saja ditemui hampir di semua lini.
Menyadari akan problem yang senantiasa dihadapi khususnya di tingkat Operator DMC sebagai pengolah data di tingkat Kabupaten, maka pada Rapat Koordinasi (Rakor) PMC-DMC pada bulan Januari 2011 atas usulan Koordinator PMC Provinsi NTT, disepakati oleh forum Rapat Koordinasi (Rakor) pada bulan Februari 2011 akan dilaksanakan Pelatihan Aplikasi MIS bagi Operator DMC di Kupang pada tanggal 17-18 Februari 2011.
Pelatihan Aplikasi MIS ini dihadiri oleh 5 (lima) Kabupaten minus Sumba Barat, ditambah 1 (satu) orang Supporting Staff (Sekretaris) Kantor TL NTT-2. Pelatihan dibuka oleh Koordinator PMC Provinsi NTT Bp. Herman J. Banoet yang dalam sambutan menyampaikan apresiasi kepada para Operator yang selama ini sudah membantu mengawal aliran informasi data untuk provinsi NTT dan juga sudah mau meninggalkan keluarga di Kabupaten menghadiri Pelatihan Aplikasi MIS di Kupang. “Dengan pelatihan diharapkan kendala-kendala yang ditemui selama ini khusunya menyangkut Aplikasi MIS ver.4 bisa diselesaikan. Kesempatan seluas-luasnya diberikan kepada rekan-rekan operator untuk bertanya apa saja menyangkut Aplikasi dan data pada sesi pelatihan ini.” Kata pak Herman.
Pelatihan Aplikasi MIS ver.4 dikawal oleh Bp. David Stefanus (Trainer) selaku MIS specialist dari NMC didampingi oleh TA MIS PMC NTT Gino Latuheru dan Supporting Staff (Operator) PMC Bungsu Manukoa. Pak David Stefanus dengan gaya yang khas mengawali pelatihan dengan memperkenalkan diri kepada para Operator, mencatat nama & contact person para Operator dan menanyakan kendala-kendala yang dihadapi selama bekerja mengawal data Kecamatan dan Kabupaten. Ternyata bukan saja kendala menggunakan Aplikasi MIS, kendala dalam back-up data, kerusakan hardware dan perangkat pendukung lainnya juga menghambat kinerja Operator di Kabupaten. Semua pertayaan ditampung oleh Pak David Stefanus kemudian memberikan jalan keluar kepada para Operator mengatasi kendala-kendala teknis yang dihadapi. Seperti masalah back-up data, pak David Stefanus menganjurkan menggunakan media storage online. Namun yang paling menjadi hambatan Kabupaten adalah akses internet yang kurang stabil, padahal rata-rata sudah menggunakan speedy. Ini sangat menjadi kendala, karena semua aliran data ke PMC adalah melalui internet., Laporan Bulanan dan permintaan data lainnya akhirnya menjadi sering terhambat. Pada sesi pengenalan Aplikasi, bagi Operator yang rata-rata sudah menjadi Operator sejak tahun 2008 tentu sudah tidak asing dengan proses awal penggunaan Aplikasi MIS ini. Tetapi bagi salah satu Operator (Lembata) yang baru 2 bulan menjadi Operator agak sedikit kebingungan mengikuti penjelasan pak David Stefanus. Tetapi dengan pendampingan selama berlangsungnya pelatihan Operator dari Lembata bisa juga mengikuti dan memahami Aplikasi MIS. Kendala-kendala yang selama ini dihadapi oleh para Operator dalam menjalankan Aplikasi semua terjawab pada sesi pelatihan ini. Meskipun ada beberapa pertanyaan yang tidak bisa diakomodir dalam pelatihan, tetapi pak David Stefanus mencatat semua pertanyaan yang diajukan dan berjanji akan membawa ke tingkat NMC untuk dibahas kemudian disampaikan lagi kepada Operator. Secara keseluruhan pelatihan berjalan dengan baik. Para Operator merasa lega dan puas karena apa yang selama ini menjadi pertanyaan dan kendala bisa ditemukan jawaban dan jalan keluar pada pelatihan kali ini. Mereka juga berharap agar PMC mengadakan lagi pelatihan Operator pada bulan-bulan mendatang, karena pelatihan ini menambah wawasan, menambah ilmu dan mempererat silaturahmi. Operator yang selama ini tidak saling bertatap muka bisa berkenalan, bertukar pengalaman tentang kerja masing-masing. Bertukar nomor HP sudah menjadi keharusan untuk saling berhubungan. Dari pantauan kami, mereka masih tetap saling contact baik sms maupun telp, menanyakan kabar masing-masing atau saling bertanya apabila mereka menemui kesulitan dalam kerja. Hasil dari pelatihan Operator ini diharapkan kualitas informasi data bisa terlaksana secara Akurat (valid), Tepat Waktu dan Relevan dan apa yang sudah dicanangkan oleh KPDT dana NMC bisa kita jalankan dengan lebih bertanggung jawab.
Selesai Pelatihan, Operator membuat beberapa kesepakatan yang dituangkan dalam Berita Acara, antara lain:
Format Pantau MIS agar benar-benar diisi dengan keterangan yang valid kemudian dikirimkan kepada PMC dan diteruskan kepada NMC setiap bulan.
Entry Data Aplikasi MIS yang sudah diverifikasi dan di validasi oleh KM Kab dan FK sudah harus dikirimkan kepada PMC paling lambat tanggal 5 bulan berjalan. Form Manual Excel juga tetap dilampirkan.
Rencana Pertemuan Operator Lanjutan pada Bulan April 2011.
Adapun kesan-kesan para Operator selama mengikuti pelatihan Aplikasi MIS, sbb:
Kabupaten Alor: Melinda Alipen
"Dengan mengikuti Pelatihan ini, saya sudah bisa mengatasi masalah yang selama ini saya hadapi. Semoga dengan adanya kegiatan pelatihan ini sudah tidak ada lagi hambatan dalam pengiriman data ke PMC. Saya berharap kegiatan Pelatihan seperti ini bisa diselenggarakan lagi."
Kabupaten Lembata: Hironimus Maysan
"Saya lebih memahami lagi proses entry data, export-import, cetak pada Aplikasi MIS setelah mengikuti Pelatihan ini...terima kasih PMC!"
Kabupaten Flores Timur: Ainun Bara
"Kegiatan ini sangat bagus sekali, kerena bisa terlihat permasalahan yang dihadapi langsung bisa disampaikan dalam forum sehingga bisa ditemukan solusinya.Semoga kegiatan Pelatihan Operator ini bisa dilakukan secara berkala."
Kabupaten TTS: Yesti Sebatu
"Setelah mengikuti Pelatihan ini saya lebih mengerti dan memahami lebih banyak tentang Aplikasi MIS."
Kabupaten Belu: Elfrida Yulita Demetri Un
"Dengan adanya Pelatihan Aplikasi MIS ini membuat saya lebih tahu dan lebih memahami secara mendalam tentang proses entry, export-import, cetak data MIS juga proses back-up data. Semoga ke depan kinerja saya lebih bagus daripada sebelum mengikuti Pelatihan Aplikasi MIS ini."
Sekretaris TL NTT-2: Nani Haryanti
"The Best Training! Semoga di Pelatihan berikutnya Output lebih maksimal."
Terima kasih rekan-rekan Operator untuk segala jerih lelah membantu PMC mengawal informasi data program Provinsi NTT. Bila engkau sukses, engkau akan mendapat beberapa teman palsu dan beberapa sahabat sejati; tapi bagaimanapun, jadilah sukses! (Mother Theresa). Tetap semangat dalam berkarya. Mari bangkit bersama menuju mandiri!
dalam program ini. Bahkan pada bulan Agutus 2010 NMC mencanangkan Pelaporan Bulanan Berbasis MIS. Tentunya diharapkan data yang disajikan nantinya Akurat (valid), Tepat Waktu sesuai mekanisme pelaporan dari tingkat FK sampai kepada tingkatan yang lebih tinggi, dan relevan. Kendala-kendala dalam pelaksanaan tetap saja ditemui hampir di semua lini. 
n telp, menanyakan kabar masing-masing atau saling bertanya apabila mereka menemui kesulitan dalam kerja. Hasil dari pelatihan Operator ini diharapkan kualitas informasi data bisa terlaksana secara Akurat (valid), Tepat Waktu dan Relevan dan apa yang sudah dicanangkan oleh KPDT dana NMC bisa kita jalankan dengan lebih bertanggung jawab.
